欢迎您访问大土网络官网,相信您会收获外贸行业最领先的数字化运营解决方案!
全国服务热线: 0539-8878525

智能营销拓客平台

专业为中国跨境卖家提供小语种外贸建站、谷歌推广、外贸客户开发工具等外贸网营销服务
当前所在位置: 首页 » 外贸建站优化技巧 » 开发信常见错误,你有中枪吗?

开发信常见错误,你有中枪吗?

浏览数量:1     作者:本站编辑     发布时间: 2019-03-07      来源:本站

写开发信对大家来说再熟悉不过了,但这并不是一件容易的事,能否制作一封合格的开发信,然后正确地发送都直接影响到开发信的效果,搞不好事倍功半,甚至做了无用功都是有可能的;反之,事半功倍,客户源源不断。


以下几点写开发信常见的错误,你有中枪吗?


1邮件篇幅过长


客人的时间很宝贵,每天要收到数百封邮件。换位思考下,如果一个不认识的人发了一封很长的邮件给你,英语表述又不好,还加了好几 M 的附件,你会不会认真去看?


很多老外的时间观念很强,每天都有几块固定的时间用来处理 E-mail,很多长篇大论的邮件,只要不是熟人发的,一般会被直接删除,或者是把你的地址设为垃圾邮件。


很多采购商,他们一般处理每一封邮件的时间是 2-3 秒。重要的邮件,一般马上仔细阅读并回复;不是太重要的,会在 outlook 里标注上要处理的具体时间,然后从 inbox 拉到相应的子目录里。


2没有明确的主题


一个不明确的主题,会让客人根本没兴趣去打开陌生人的邮件。这个就需要经验了,内容要言简意赅,能直接吸引客人通过主题去点开邮件。至于他看了以后有没有反应,就要看实际情况和内容的功力了。所以如何把主题写好,让客人知道这是封推销信,还是要忍不住打开看看,就要根据实际情况来判断了。


3长篇大论的公司介绍


在开发信里要不要写公司介绍呢?这个要视具体情况而定。如果你的公司有突出的优势,可以写,但是最好一笔带过。可以这样写:We supply Vacuum Tube Solar Water Heater with high quality at competitive price. Hope to cooperate with you!


简单一点,一两句话点到重点,吊起对方的兴趣,让他反过来问你各种问题,你的目的就达到了。做业务久了你会发现,很少有客人每封邮件都长篇大论的,即使有,也是极少数的特例,或者是要确认一些细节之类的。


4爱炫耀英文水平


有些外语水平高的外贸业务员喜欢把文字写得很出彩,各种语法从句层出不穷,还喜欢用冷门词,让人理解都需要老半天。


真正的高手是要把最复杂的东西用最简单的文字表达出来的,全部用最简单的句子、最简单的词汇,让小学生都能看懂。需要多学多模仿客人的邮件,用最简单的词汇来表达你要表达的东西。外贸函电的精髓就是,“简单,简单再简单”,能用一个词表达的绝对不用两个词或短语,能用一句话写清楚的,绝对不写两句。只要做到“简洁、清楚、准确”,就是一封好的 E-mail。


5喜欢用奇怪的字体


很多人为了追求醒目,总喜欢用很夸张的字体、颜色,甚至放大、加粗,再用斜体等。经常给老外写 E-mail 的人会发现,客人很少会用奇怪的字体或者粗体,甚至全部大写来写邮件,除了少数的尼日利亚、非洲客人。


欧美人一般比较常用的字体就是以下几种:Arial、Verdana、Calibri、Times New Roman,也有一些用Tahoma 字体的,但相对少一点。一部分台湾和香港客人会用 PMingLiU这种字体。至于颜色,一般都是黑色或者蓝色。


字体、字符、字号一定要统一,除非特别强调的内容,不要用特殊颜色和形体。一般客人在邮件里特别加粗、大写,或者用红色标注的,肯定是特别强调的内容。


6主动语态用得太多


英文信函中,如果你仔细琢磨老外的行文方式,很少会充满 We、I 之类的人称,相反要多用被动语态。比如说,我们明天会寄样品。中国人喜欢说 We’ll send you the samples tomorrow。这句话没错,语法正确,意思清楚,但是老外就不喜欢这样说。他们通常会这样写 Samples will be sent to you tomorrow。用得是被动语态,人称就没有了。


7会问一些毫无意义的话


比如 Do you want our products?这句话可以列为最无用疑问句排行榜第一名。如果客人说 No,你怎么回复?本身你是去推销的,你希望客人感兴趣,你要引起客人的兴趣。这句话就等于一下子就把客人逼到了绝路上,一定要说是或者否。


还有诸如 Are you interested in our products? Are you sourcing for ×××? How is your business recently? Would you like to cooperate with us? 这些都是毫无意义的话。


再比如说“我知道你有固定供应商,但请你保留我的邮件,也许你有一天用得上……”,这类的话都可以删掉。最好的办法就是什么都不写,但是让他有那么一刻的犹豫,是不是先存一下这封邮件。这就是你字里行间需要把握的地方。


开发信还是要直接一点,告诉客人你是谁,你做什么,你的优势在哪里。只要清楚表述出这三点,就完全足够了,其他的东西可以以后慢慢谈。


8喜欢用附件和图片


附件和图片并不是不好,但是第一次发开发信的时候如果有附件或者插入了图片,很容易被国外的服务器拦截。很多人喜欢第一次联系客人的时候就使用报价单,或者打包很多产品图片,或者发电子样本给客人,这样的成功率并不高,不是被默认为垃圾邮件,就是直接被客人删了。只有一种情况除外,当你收到一个新客人的询价的时候,那你回复的时候,就可以插入报价单或者图片了。


第一次联系客人的时候最好全文本,不要出现任何的图片和附件。即使收到客人询价后第一次报价,如果不是客人指定,尽量避免用 excel 或 word 附件,最好是直接在邮件里写明。


可以这样写:

Item: Solar lantern with soft handle

Model No.: HBC-294847/KTDescription: …… (把详细的规格写清楚)

Package: color box

MOQ: 1 000 pcs/ctn: 20 pcs/ctn

Size: 50*40*60cm

GW/NW: 20kg/18kg

Q'ty/20': ……pcs

Loading port: Shenzhen

Payment terms: T/T,L/C,D/P,etc.

Valid time: 60 days

FOB Shenzhen: USD2.39/pc

CIF Valencia: USD2.45/pc



9语气过于生硬


其实邮件本身是比较死板的,在电脑面前阅读那些冰冷的字眼,和面对面的交谈或者电话沟通是完全不一样的。


看一句话“Pls give me reply today”,这句话如果面对面讲,客人不会觉得有什么问题,会很高兴说 OK,或者 NO problem;如果电话里说,也不会有大问题;但如果放在邮件里,是不是略微生硬了一点呢?如果改成“Could you give me reply today?”用的是疑问句,加上 could、help 这样的字眼显得十分委婉,但是又明确表达了你希望今天得到答复的准确意愿。这样不是更好吗?


10邮件发送时间及频率


别再在周六日发开发信了,不是说完全没有机会,但是能得到回应的概率太低。有的人发邮件的频率是两三天一封,甚至一天一封,一天不止一封开发信的,客户收到过几次之后,一般会被拉到黑名单。


相关资讯

CONTACT US

核心服务

大土网络

客户服务热线:

 0539-8878525(周一到周六  8:30 - 17:30)
  邮箱:kefu@linyigate.cn
  地址:临沂蒙山高架和沂河路交汇鲁南茶博城东沿街124号
扫一扫了解更多
山东大土网络信息技术有限公司©2016-2020